CUSTODIX OS Ver la demostración Pedir cotización

La operación de su empresa de seguridad, de relevo a relevo.

CUSTODIX OS es el sistema donde una empresa de vigilancia contrata a su gente, programa los turnos, liquida la nómina, vende sus servicios y sigue sus puestos y escoltas. Lo que pasa en cada turno queda escrito, con hora y responsable.

Ver la demostración Pedir cotización

Se instala en su propio servidor o en la nube, con el nombre, el logo y los colores de su empresa.

Pantalla de la central: servicios de escolta en curso sobre el mapa, con su estado y sus alarmas. La app del escolta en el celular: reporte en tránsito, novedad, entrega final y botón de pánico.
Un día en el sistema, hora por hora

Un día de operación, como queda en la minuta

Así se ve una jornada completa en CUSTODIX OS. Las pantallas son de la demostración, con una empresa y personas ficticias.

Turno de día, de 06:00 a 18:00
06:00Relevo de turno

Cada puesto amanece con quién lo cubre

La programación se arma sola con la rotación de cada puesto (2x2, 3x3x3, 4x4x2, turnos de 12 horas o de oficina) y continúa mes a mes. Si alguien se incapacita, renuncia o sale a vacaciones, la pantalla dice qué turnos quedaron sueltos y qué disponibles pueden cubrirlos.

El vigilante que recibe marca su turno desde el celular y registra la entrega del puesto.

Queda en el sistema: programación del mes, cuadro de cada puesto, novedades de turnos, entrega de puesto y control de horario.

Programación: turnos por cubrir hoy, mañana y en los próximos siete días, con las personas disponibles para cada uno.
Turnos por cubrir y las personas disponibles para cada uno.
07:30Abre la portería

La minuta deja de ser un cuaderno

El guarda registra visitantes y vehículos en la consola del puesto. El lector toma los datos de la cédula, la foto queda con el ingreso y la persona autoriza el tratamiento de sus datos en la misma pantalla, como pide la Ley 1581.

Las consignas del puesto y la minuta se leen y se firman ahí mismo. La central ve todo al instante.

Queda en el sistema: bitácora de porterías, personas y vehículos, listas restrictivas, consignas y minuta de cada puesto.

Porterías y visitantes: bitácora de ingresos con visitante, a quién visita, vehículo, puesto y guarda.
Bitácora de ingresos de todas las porterías.
09:00Sale una escolta

El cliente sigue su carga sin llamar a nadie

La central programa el servicio con origen, destino y puntos de control. El escolta lo lleva en la app: reporta en tránsito, registra detenciones y novedades con foto, y entrega con precintos y firma de quien recibe.

El controlador de tráfico ve cada vehículo en el mapa y recibe una alarma si se detiene, se queda sin posición o alguien oprime el botón de pánico. El cliente recibe un enlace de seguimiento que abre sin usuario ni clave, y al final el acta del servicio en PDF.

Queda en el sistema: recorrido completo, reportes con foto, alarmas atendidas, acta con croquis de la ruta y grabación del radio.

App del escolta con los botones de reporte en tránsito, detención, novedad, entrega final y pánico. Enlace de seguimiento que recibe el cliente: mapa con la posición del vehículo, hora de salida y de llegada estimada. Acta del servicio de escolta en PDF, con membrete, datos del transporte y croquis del recorrido.
La app del escolta, el enlace que recibe el cliente y el acta del servicio.
11:00Talento humano

Del aspirante al contrato firmado

El aspirante llena su hoja de vida y sube sus documentos desde el celular. Talento humano aplica las pruebas, genera el contrato con las plantillas de la empresa y lo envía a firma electrónica.

Desde ese día el sistema vigila lo que vence: cursos, credenciales y documentos. Avisa antes, no cuando ya se venció.

Queda en el sistema: expediente digital de cada persona, matriz de capacitación, alertas de vencimientos, ausencias, vacaciones con su carta, disciplinarios y retiros.

Candidatos: lista de aspirantes con su avance en documentos y pruebas, la etapa y el resultado.
Candidatos, con el avance de cada uno en documentos y pruebas.
14:00Comercial

Del primer contacto a la factura del mes

Cada solicitud de cotización que llega por la página web cae al embudo comercial como una oportunidad, con la tarea de llamar hoy. Al ganar el negocio se crean el cliente, el contrato y sus puestos, listos para programar.

Cada mes el sistema genera las cuentas de cobro con la tarifa de los puestos, lleva la cartera y arma el informe de gestión que el cliente espera.

Queda en el sistema: embudo y agenda comercial, tarifas y costeo, clientes y contratos, facturación y cartera, margen por contrato y portal de clientes.

Embudo comercial por etapas: prospecto, contactado, visita y estudio de seguridad, cotización enviada.
El embudo comercial, del prospecto a la cotización enviada.
16:00Nómina

La quincena sale de los turnos, no de un Excel

Los vigilantes se liquidan con su programación y sus novedades; los administrativos, con su salario. El sistema calcula aportes, provisiones, préstamos y embargos, y deja el desprendible en el portal de cada empleado.

Cuando alguien se retira, la liquidación definitiva sale del mismo expediente.

Queda en el sistema: periodos de nómina, seguridad social, liquidación definitiva, certificaciones laborales y diferencias entre horas programadas y pagadas.

Liquidar nómina: periodos con número de personas, devengado, neto a pagar y aportes de la empresa.
Periodos de nómina con devengado, neto y aportes.
Turno de noche, de 18:00 a 06:00
18:00Relevo de turno

La central sabe qué puesto no ha reportado

Con el cambio de turno, el tablero muestra los puestos cubiertos, los que van con retraso y los que no han reportado. El coordinador no espera la llamada: la ve en el mapa y actúa.

Queda en el sistema: tablero de inicio, mapa en vivo de puestos y vigilantes, y avisos automáticos a la central.

Mapa en vivo con todos los puestos: cubiertos, con retraso y sin reporte.
Mapa en vivo de los puestos. El mapa se sirve desde el propio servidor de la empresa.
21:00Rondas y supervisión

El supervisor pasó, y se puede demostrar

Las rondas se marcan en puntos del puesto con el celular. El recorrido del supervisor queda trazado con su ubicación, y cada visita se califica con una lista de revisión: presentación, dotación completa, rondas al día.

La central y los puestos hablan por el radio de la app, por canales. Las conversaciones quedan grabadas.

Queda en el sistema: rondas por puesto, visitas de supervisión con su calificación, recorridos en el mapa y radio con grabaciones.

Supervisión: visitas realizadas con su calificación y lista de puestos pendientes de visita.
Visitas de supervisión con su calificación y los puestos que faltan.
02:00Una novedad

A las dos de la mañana, alguien responde

El vigilante oprime SOS y la central recibe la alerta con el puesto, la persona y su ubicación. Cada anotación de minuta, cada falla de una cámara y cada novedad llegan a la misma bandeja, con el teléfono de quien reportó a un toque.

Queda en el sistema: alertas SOS, minutas, fallas de medios tecnológicos, control de armamento y quién atendió cada caso.

Alertas SOS y minutas: anotaciones de cada puesto con fecha, tipo y quién la hizo.
Alertas y minutas de todos los puestos en una sola bandeja.
05:30Antes del relevo

La gerencia abre el día con cifras, no con versiones

Personal activo, ingresos y retiros, rotación, ausentismo, cobertura de turnos y puntualidad, mes a mes. Lo que el cliente pide en su informe sale de lo que la operación registró.

Cada noche el servidor saca una copia de seguridad cifrada, y otra al disco que se guarda fuera de la oficina.

Queda en el sistema: informes y métricas, informe mensual por cliente, archivo digital y copias de seguridad.

Informes y métricas: personal activo, rotación, ausentismo, cobertura de turnos y puntualidad, con gráficas por mes.
Indicadores de la empresa, con su historia mes a mes.

Cada persona entra a lo suyo

Los permisos van por cargo. Quien llega con un cargo recibe su usuario y ve solo lo que le corresponde.

QuiénQué hace en el sistemaPor dónde entra
GerenciaMira el tablero, los indicadores, el margen de cada contrato y la cartera.Central, en el computador
OperacionesPrograma turnos, cubre novedades, administra puestos, consignas, armamento y medios tecnológicos.Central
Controlador de tráficoSigue las escoltas en el mapa, atiende sus alarmas y habla por el radio. No ve nada más.Central
Talento humano y nóminaSelecciona, contrata, lleva expedientes y vencimientos, liquida la nómina y los retiros.Central
ComercialLleva el embudo, cotiza, crea clientes y contratos, factura.Central
Vigilantes, supervisores y escoltasMarcan turno, registran visitantes y rondas, escriben la minuta, reportan la ruta y piden ayuda.App para Android o navegador del celular
EmpleadosConsultan desprendibles, certificados, turnos y documentos, y firman.Portal del empleado
ClientesVen sus puestos, visitantes, consignas, informe del mes y sus escoltas en la vía.Portal de clientes
AspirantesRegistran su hoja de vida, suben documentos y presentan pruebas.Portal de aspirantes

Todos los módulos

Vienen todos. Cada empresa enciende los que usa y ajusta sus reglas desde el panel de control.

Personas

  • Empleados y expediente digital
  • Candidatos y hojas de vida
  • Pruebas de selección
  • Ausencias e incapacidades
  • Vacaciones
  • Disciplinarios
  • Retiros y liquidación definitiva
  • Mi bienestar

Cumplimiento

  • Alertas de vencimientos
  • Matriz de capacitación
  • Solicitudes del portal
  • Autorizaciones de datos (Ley 1581)

Nómina

  • Liquidación por quincena y mes
  • Seguridad social
  • Préstamos, libranzas y embargos
  • Certificaciones laborales
  • Diferencias de horas

Comunicación

  • Documentos de la empresa
  • Firma electrónica
  • Reuniones y actas
  • PQRS con radicado y plazos
  • Avisos por correo y WhatsApp

Comercial

  • Embudo y agenda comercial
  • Cotización desde la página web
  • Clientes y contratos
  • Facturación y cartera
  • Margen por contrato
  • Portal de clientes

Operación

  • Puestos y consignas
  • Estudios de seguridad
  • Programación de turnos
  • Novedades y entrega de puesto
  • Rondas
  • Supervisión y recorridos
  • Escoltas y servicios en ruta
  • Radio
  • Alertas SOS y minutas
  • Mapa en vivo y mapa de riesgo
  • Medios tecnológicos
  • Armamento
  • Informes y métricas

Control de acceso

  • Porterías y visitantes
  • Vehículos y listas restrictivas
  • Control de horario

Archivo y sistema

  • Archivo digital con búsqueda
  • Roles y permisos por cargo
  • Panel de control
  • Copias de seguridad cifradas
  • App para Android

Cómo llega a su empresa

El sistema es el mismo para todas. Lo que cambia es dónde queda y cómo se ve.

En su servidor o en la nube

Se instala en un servidor en su oficina, con sus datos bajo su techo, o en un servidor en la nube. En ambos casos queda con dirección propia y conexión cifrada (https).

Con su marca

Su nombre, su logo y sus colores en la central, en los portales y en la app. Sus membretes en contratos, actas, certificados y cuentas de cobro.

Sus datos son suyos

La base de datos y los documentos quedan en su servidor. Las copias de seguridad se cifran con una clave que solo tiene su empresa, y hay una copia extra para guardar fuera de la oficina.

Actualizaciones sin sustos

Cada versión nueva llega en un solo archivo. Antes de cambiar nada, el servidor saca copia; si algo no responde, vuelve solo a la versión anterior.

Reglas de su empresa

Rotaciones, valor de los turnos adicionales, plazos de las PQRS, textos de autorización, plantillas de contratos: todo se ajusta desde el panel de control, sin programar.

Acompañamiento

Le ayudamos a cargar su personal, sus puestos y sus clientes desde Excel, y seguimos con soporte y versiones nuevas.

Lo que pregunta el área de sistemas

Respuestas cortas. La ficha técnica completa está en los manuales.

¿En qué está hecho?

El servidor está escrito en TypeScript sobre Node.js (NestJS) y la base de datos es PostgreSQL. Las pantallas son páginas web que abren en cualquier navegador actual, sin instalar nada en los computadores. Todo corre en contenedores Docker.

¿Qué servidor necesita?

En la oficina: un servidor con Ubuntu Server 24.04, 8 núcleos, 32 GB de memoria, disco SSD y dos discos en espejo para los datos, con UPS. En la nube: cualquier servidor Linux con Docker, desde 2 núcleos y 8 GB de memoria, y un dominio.

¿Cómo se protege el ingreso?

Las claves se guardan cifradas con Argon2. Hay verificación en dos pasos por código o por app, bloqueo por intentos fallidos y permisos por rol. La conexión siempre va por https, con certificado que se renueva solo.

¿Qué pasa si el puesto se queda sin internet?

La consola del celular guarda los registros (turno, rondas, minuta) y los envía cuando vuelve la señal. La app sigue enviando la ubicación del servicio con la pantalla apagada.

¿De quién son los mapas?

El mapa de fondo se sirve desde el servidor de la empresa, con datos de OpenStreetMap. No depende de un proveedor externo ni tiene costo por consulta. También se puede usar otro proveedor de mapas desde el panel de control.

¿Cómo cumple con la Ley 1581?

Trabajadores, visitantes y clientes autorizan el tratamiento de sus datos dentro del sistema, y queda la constancia con fecha y versión del texto. La ubicación del personal solo se registra durante el turno o el servicio. Los textos de autorización se ajustan desde el panel y deben ser revisados por el abogado de cada empresa.

¿Se conecta con otros sistemas?

Importa y exporta Excel, y tiene una interfaz de programación (API) para integraciones a la medida.

Manuales y guías para descargar

En PDF, para leer con calma o compartir con su equipo.

  • Presentación

    Qué resuelve CUSTODIX OS y cómo se ve, en diecisiete láminas.PDF, 17 páginas, 2,5 MB

    Descargar la presentación

  • Guía comercial

    Cada módulo explicado para quien decide la compra: qué hace y qué le ahorra a la empresa.PDF, 19 páginas, 4 MB

    Descargar la guía comercial

  • Guía del servicio de escolta

    Paso a paso para la central, el escolta en la vía y el cliente que recibe el servicio.PDF, 12 páginas, 1,4 MB

    Descargar la guía de escoltas

  • Manual de uso por módulo

    Para quien trabaja con el sistema todos los días: cómo se hace cada tarea, módulo por módulo.PDF, 13 páginas, 0,2 MB

    Descargar el manual de uso

  • Ficha técnica

    Tecnología, requisitos del servidor, seguridad, copias y datos personales. Para el área de sistemas.PDF, 4 páginas, 0,1 MB

    Descargar la ficha técnica

Entre a la demostración

Es el sistema completo, funcionando, con una empresa de vigilancia ficticia: más de trescientos empleados, sus puestos, sus clientes y escoltas que se mueven en el mapa.

  • Entre como administrador, coordinador, comercial, supervisor, vigilante o escolta.
  • Pruebe la app en su celular con un servicio en ruta en curso.
  • Nada de lo que haga ahí afecta a una empresa real.

Abrir la demostración

La clave de ingreso se la enviamos al pedirla en el formulario de cotización. Si prefiere, se la mostramos nosotros en una reunión.

Tablero de inicio de la demostración, con los indicadores del día.

Pida su cotización

Cuéntenos de su empresa y qué quiere resolver primero. Con eso le proponemos cómo instalarlo y cuánto cuesta.

  1. Recibimos su solicitud y lo llamamos.
  2. Le mostramos la demostración con los casos de su operación.
  3. Le enviamos la propuesta por escrito.
¿Qué le interesa?

Cargando las opciones…

Peticiones, quejas y reclamos

Si ya usa CUSTODIX OS o tuvo contacto con nosotros, radique aquí su solicitud. Recibe un código, queda asignada a un área y le respondemos en máximo 15 días hábiles.

Este formulario es el mismo módulo de PQRS que reciben las empresas que usan el sistema.

Consultar un radicado

Tipo de solicitud
¿Por dónde le respondemos?